Les fêtes de fin d'année approchent, il est donc temps d'organiser le meilleur party de bureau que votre entreprise ait jamais connue. Que ce soit votre première année d'organisation ou votre dixième, il y a toujours quelque chose de nouveau à apprendre sur l'organisation d'un événement à l'échelle de l'entreprise.
Nous traiterons de tous les sujets, des activités pour briser la glace à la nourriture, aux desserts et aux plateaux de biscuits, ainsi que de la logistique et de la planification nécessaires à la réussite de l'événement pour l'ensemble de votre entreprise.
Grâce à ces conseils, vous deviendrez le planificateur de fêtes par excellence pour des années à venir (peut-être même à l'extérieur de votre entreprise).
1. Prendre en compte la taille et la culture de l'entreprise
La taille et la culture d'entreprise peuvent varier d'une entreprise à l'autre, ce qui signifie que ces conseils pour l'organisation d'une fête seront différents selon qu'il s'agit d'une petite entreprise ou d'une grande société.
Commencez donc par évaluer la taille de votre entreprise. S'agit-il d'une petite entreprise en démarrage comptant quelques employés ou d'une grande société comptant des centaines, voire des milliers de membres du personnel ? Cette évaluation vous permettra de déterminer les lieux où vous pourrez organiser la fête et la manière d'envisager la logistique à l'échelle de l'entreprise.
Ensuite, examinez de près la culture de votre entreprise. Réfléchissez aux valeurs, aux traditions et à l'ambiance générale qui règne au sein de votre organisation.
Êtes-vous plutôt du côté formel et professionnel, ou penchez-vous plutôt vers une atmosphère plus détendue et informelle ? Si votre tenue habituelle est plutôt professionnelle, la tenue de fête pourrait être plus décontractée et festive, comme porter un chandail de Noël amusant, par exemple!
Parfois, les employés n'aiment pas vraiment les party de fin d'année. Souvent, c'est parce que personne ne leur demande leur avis. Pensez à organiser des sondages ou des discussions de groupe pour demander à vos employés ce qu'ils aimeraient voir, faire, manger/boire et ce qu'ils attendent d'une fête de fin d'année. Ensuite, planifiez en conséquence ! Ceci est particulièrement important si les derniers événements professionnels n'ont pas été une grande réussite.
2. Établir un budget et un calendrier de planification
Il est important d'établir un budget réaliste et un plan solide. Cela permettra de tout organiser et de créer une fête géniale et inoubliable. Commencez par ce dont vous savez que vous disposez - le budget, l'équipe, le matériel et les accessoires déjà achetés.
Sur la base des ressources disponibles, établissez un budget réaliste pour l'événement. Tenez compte de toutes les dépenses pertinentes, y compris la location du lieu, la restauration, les décorations, les divertissements et les activités ou services supplémentaires. Il est important de trouver un équilibre entre la création d'un événement mémorable et le respect des contraintes budgétaires.
Conseil de pro : Une fois que vous avez établi votre budget, mettez de côté 10 % supplémentaires en tant que fonds d'urgence pour couvrir les dépenses imprévues. Prenez note des dépenses imprévues pour planifier votre prochain événement.
Recherchez des vendeurs, des lieux et des prestataires de services pour obtenir un éventail de prix et d'options de disponibilité. Comparez les coûts, la qualité des services et les commentaires des clients pour vous assurer que vous en avez pour votre argent. Une fois que vous avez établi votre budget, créez un calendrier de planification détaillé et veillez à ne pas remettre les choses à plus tard. Décomposez le processus de planification en tâches plus petites et assignez des échéances à chacune d'entre elles : cela vous aidera à rester organisé et à respecter le calendrier.
Veillez à inclure les étapes clés, telles que la réservation du lieu, la finalisation du menu, l'envoi des invitations et la confirmation des divertissements.
3. La logistique
La première décision à prendre est de choisir le lieu où se déroulera la fête de votre entreprise. Tenez compte de facteurs tels que la commodité pour les participants, l'accessibilité et l'ambiance générale du lieu.
En fonction de la taille de votre entreprise et du nombre de participants, vous pouvez choisir d'organiser l'événement dans vos locaux, de louer une salle de banquet ou même d'envisager un lieu extérieur comme un restaurant avec des salles privées, un hôtel ou un lieu d'événement spécial.
Lorsque vous déterminez la taille du lieu, tenez compte du nombre de participants attendus, du type d'activités prévues et de la disposition des sièges souhaitée. Le lieu doit pouvoir accueillir confortablement tous les invités et tout équipement ou décoration supplémentaire que vous prévoyez. Même si toutes les personnes invitées ne seront pas présentes, choisissez toujours un espace pouvant accueillir tout le monde.
4. Choisissez un thème et des décorations
Le choix d'un thème pour votre fête de fin d'année peut rendre la soirée encore plus amusante et créer l'ambiance nécessaire pour passer un bon moment. Pensez à des thèmes qui correspondent à la culture de votre entreprise ou à la période des fêtes. Féérie de l'hiver, bal masqué mystérieux ou carnaval festif, choisissez un thème qui plaira à vos employés.
Une fois le thème choisi, planifiez vos décorations en conséquence. Des centres de table à l'éclairage en passant par les accessoires, veillez à ce que vos décorations reflètent le thème choisi et créent une ambiance festive. Pensez à incorporer des éléments et des couleurs festives pour ajouter une touche de gaieté et de chaleur.
Pour trouver des idées de décoration, rendez-vous dans les magasins d'artisanat et de fêtes, qui présentent souvent des thèmes et accessoires de fête. Si vous louez un lieu, demandez si un planificateur d'événements est disponible pour vous aider à trouver des idées de décoration.
5. Pensez aux détails
Il y a des dizaines de choses à planifier, à coordonner et à exécuter pour organiser une fête de fin d'année réussie. Bien que certains détails puissent sembler insignifiants, ils peuvent jouer un rôle majeur dans la réussite de l'événement. Si vous prévoyez de mettre de la musique, d'inviter un conférencier ou de diffuser une vidéo commémorative, assurez-vous de vérifier deux fois l'installation audiovisuelle. Si l'événement n'a pas lieu sur votre lieu de travail, assurez-vous que le lieu dispose d'un grand nombre de places de stationnement ou qu'il est proche des transports en commun. Choisissez un traiteur qui propose un menu varié répondant aux contraintes alimentaires, avec des plats festifs et des portions de desserts adaptées. Choisissez une variété de boissons, en tenant compte de la politique du lieu en matière d'alcool. Et si vous comptez sur le fait que tout le monde va socialiser de son côté, détrompez-vous. Prévoyez des activités attrayantes telles que des activités brise-glace, des exercices de renforcement de l'esprit d'équipe, des divertissements, des stations interactives et des tirages au sort pour créer un événement animé et mémorable.
6. Faites la promotion de l'événement
Utilisez les babillards et les courriels internes, posez des affiches et envoyez des courriels attrayants à tous les employés. Envoyez des invitations numériques avec tous les détails de l'événement et une option RSVP facile à utiliser. Utilisez l'intranet de l'entreprise et les médias sociaux pour créer le buzz, en partageant des mises à jour et des avant-goûts. Impliquez les représentants des services pour faire passer le message au sein des équipes et répondre aux questions. Offrez des incitatifs, comme des cartes-cadeaux ou des jours de vacances supplémentaires, pour les participants qui répondent à l'avance ou qui participent activement, afin de créer un sentiment d'exclusivité et de récompenser l'implication des employés, faisant ainsi de l'événement un moment fort de la période des fêtes de fin d'année.
7. Respectez votre plan
Avec une bonne planification, votre fête de fin d'année devrait être un succès. Mais si vous vous sentez débordé, tenez-vous en au plan. Restez organisé et préparez-vous à des situations imprévues. Le jour J, établissez un programme précis, veillez à ce que les fournisseurs connaissent leur rôle et désignez un coordinateur chargé de la supervision. Arrivez à l'avance pour installer le matériel, le tester et vous assurer que tout est en place. Soyez prêt à faire face à des situations inattendues en prévoyant des plans d'urgence et en désignant des membres de l'équipe chargés de résoudre les problèmes. Définissez les rôles du personnel, notamment en ce qui concerne l'orientation des participants et la gestion des activités, en organisant une réunion d'information avant l'événement. Veillez au bon déroulement de l'événement, en respectant les délais et en procédant à des ajustements si nécessaire. Assurez-vous de la satisfaction des participants en interagissant, en écoutant leurs témoignages et en leur faisant part de vos commentaires, comme le feraient de jeunes mariés lors d'un mariage. Recueillez les commentaires par le biais d'enquêtes afin d'améliorer la fête de fin d'année de votre entreprise.
De l'évaluation de la taille et de la culture de votre entreprise à la promotion de l'événement et au respect de votre plan, ce guide complet couvre toutes les étapes essentielles de l'organisation d'une fête de fin d'année réussie. Avec des conseils détaillés sur la logistique, les thèmes, les décorations et l'engagement des participants, vous êtes maintenant équipé pour créer un événement festif inoubliable qui reflète l'esprit de votre entreprise et laisse aux employés des souvenirs impérissables.